学生団体に人が集まらない・続かない理由3つの壁と立て直し方
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団体の理念や活動内容には自信があるのに、ナゼ？人が集まらないのか分からない方もいるでしょう。応募者は来るものの、加入前に辞退されたり、入ってから数週間で活動しなくなったりする場合もあります。
新しいメンバーに裁量を与えたい一方、重要な資料や外部連絡を任せて失敗しないか心配で、細かな確認を求めてしまう代表者もいるはずです。メンバーから見ると、任されたはずなのに何をするにも承認が必要で、活動している実感を持てないこともあります。
研修を充実させた結果、実務へ入るまでが長くなっている団体もあります。反対に、自由を重視して「好きな企画を考えて」と伝えたものの、何も進まない場合もあります。
活動量の少ないメンバーへ厳しく注意すべきか、学校や受験を優先してもらうべきか迷うこともあるでしょう。辞めたいと言われたとき、引き止めなければ組織が崩れると感じる方もいるかもしれません。
こうした問題が続くと、代表は「自分だけが本気なのではないか」と感じます。一方、メンバーも「代表が何を求めているか分からない」「失望されている気がする」と感じている可能性があります。
そこでこの記事では、人が集まらない、加入後に動けない、代表へ仕事が集中するという三つの壁に分け、組織を立て直すための考え方を紹介します。
この記事は、こんな方に向けています
- メンバー募集をしても応募が来ない団体
- 応募はあるが、加入後の離脱が多い団体
- 新メンバーへ何を任せればよいか分からない代表者
- 研修と実務のつなぎ方に悩んでいる方
- 仕事や情報が代表一人へ集中している団体
- メンバーへ厳しく伝えるべきか迷っている方
- 活動量の差や温度差に疲れている方
- 休止、役割変更、退会の制度を整えたい方
- 会議や報告書を増やしたが、活動が進まない団体
- 組織を続けるために全員を引き止めるべきか迷っている方
「熱量の高い人を集めれば解決する」と考える前に、人が参加し、役割を持ち、判断へ関われる流れがあるかを確認していきましょう。
メンバーが動かないと、自分の思いまで否定されたように感じる
団体を立ち上げた代表者は、問題意識や事業について長い時間考えています。
そのため、メンバーの返信が遅い、会議へ来ない、期限が守られないという状況が続くと、「自分ほど真剣に考えている人はいない」と感じることがあります。
一方で、メンバー側も、次のように感じているかもしれません。
- 何をすればよいのか分からない
- 代表が求める完成度が見えない
- 意見を言っても採用されない
- 確認を取らなければ進められない
- 失敗すると仕事を任せてもらえなくなる
- 忙しいと相談したら、熱意がないと思われそう
期限を守らない、連絡を返さないといった行動については、本人へ責任を求める必要があります。
ただし、同じ問題が複数の人に繰り返されている場合は、個人のやる気だけでなく、組織の仕組みも確認する必要があります。
壁1 理念には共感できるが、加入後の生活が見えない
募集文では、団体の理念や社会課題への思いを伝えることが多いでしょう。
理念は、活動の方向を示す上で欠かせません。
しかし、「社会を変えたい人」「本気で挑戦する仲間」と書くだけでは、応募者は自分が実際に参加できるか判断できません。
募集時には、次の情報も伝えます。
- 現在実施している事業
- 今回募集する役割
- 最初に担当する仕事
- 会議の曜日と時間帯
- オンラインと対面の割合
- 週または月の活動量
- 繁忙期の負担
- 研修の内容
- 試験期間や多忙期の扱い
- 休止、役割変更、退会の方法
- 自己負担になる費用
加入後の現実を詳しく書くと、応募者が減るのではないかと心配になるかもしれません。
しかし、負担を隠して多くの人を集めても、加入後のずれが大きくなり、早期離脱につながります。
理念と、加入後に任せる仕事をつなげる
TEIGEN JPのミッションは、「すべての10代に、まだ見ぬ自分と出会う機会を。」です。
この理念を募集へ反映するなら、組織を維持するための作業者を増やすだけでは不十分です。
加入した人が、
- 初めて行政へ連絡する
- 初めて学校で授業を行う
- 初めて政策や企画をつくる
- 初めてチームの判断を担う
- 初めて具体的なフィードバックを受けてつくり直す
という経験を得られる役割を用意する必要があります。
理念に共感して入った人へ、背景の分からない作業だけを渡すと、募集時に感じた期待と、加入後の経験がずれてしまいます。
単純な仕事であっても、次の点を説明します。
- この仕事は何のために行うのか
- 誰に影響するのか
- 完了すると何が進むのか
- どこまで自分で判断してよいのか
小さな仕事を、団体の目的とつなげることが大切です。
壁2 加入した人が、実務へ入る前に待たされる
新メンバーが加入しても、説明会や研修が長く続き、実際の仕事を任されないことがあります。
反対に、資料も背景も渡されないまま、「自由に企画してみて」と言われることもあります。
前者は、活動している実感を持ちにくくなります。後者は、何を基準に動けばよいか分かりません。
研修と実務を、完全に分けないことが一つの方法です。
基礎を確認する
団体の目的、事業、連絡方法、守るべきルールを知ります。
小さな実務を持つ
議事録、調査、参加者案内、資料確認など、完成条件が明確な仕事を担当します。
途中で確認する
締切日に初めて確認するのではなく、中間確認の日時を決めます。
判断の理由を伝える
修正を求める場合は、代表の好みではなく、目的、対象者、事実との関係を説明します。
次の裁量を広げる
一つの仕事を完了した後、より大きな工程や判断を任せます。
最初から大きな仕事を任せることと、説明せずに放置することは異なります。
壁3 代表しか情報と決定権を持っていない
団体が成長すると、代表へ外部連絡、企画の経緯、最終判断が集まりやすくなります。
代表は忙しくなり、他のメンバーへ任せたいと考えます。
しかし、必要な情報や決定権を渡さず、作業だけを渡すと、メンバーは代表の確認を待つことになります。
次の循環が起こります。
- メンバーが代表へ確認する
- 代表の返信が遅れる
- 仕事が止まる
- 代表が自分で引き取る
- メンバーの経験が増えない
- 代表が、誰も動いてくれないと感じる
この状況は、代表が悪い、メンバーが悪いという単純な問題ではありません。
代表は、失敗を避けるために自分で確認しているのかもしれません。メンバーも、勝手に判断して迷惑をかけないように待っている可能性があります。
代表依存を減らすには、次を明確にします。
- どこまで担当者が決められるか
- どの対外連絡から確認が必要か
- 予算をどこまで使えるか
- 過去の判断理由をどこで読めるか
- 誰が代表の代わりに確認できるか
- 失敗した場合、誰が修正を支援するか
個人の悩みを、組織の判断へ接続する
メンバーが活動を続けるためには、仲が良いことや褒められることだけでなく、自分の意見や仕事が組織の判断につながる実感が必要です。
TEIGEN JPでは、次の「マンスリーガバナンスサイクル」を運用しています。
- 1on1
- 月例報告書
- 代表1on1
- 定例役員会
- 全体会
- 議事録を48時間以内に共有
重要なのは、制度の数ではありません。
1on1で悩みを聞いても、役割や支援が変わらなければ、話を聞いただけになります。
月例報告書を書いても、役員会で判断されず、全体会で共有されなければ、報告は負担になります。
制度ごとに出口を決めます。
| 制度 | 次につなげること |
|---|---|
| 1on1 | 支援、役割変更、確認事項 |
| 報告書 | 判断が必要な課題の抽出 |
| 役員会 | 方針、責任者、期限の決定 |
| 全体会 | 決定事項と背景の共有 |
| 議事録 | 誰が何をするかの記録 |
小さな団体が、同じ制度をすべて導入する必要はありません。
情報が止まっている場所を見つけ、その場所にだけ必要な仕組みを置きます。
全員を続けさせることが、良い運営とは限らない
メンバーが離れると、代表は自分の運営や団体の理念を否定されたように感じることがあります。
本人も、一度加入した以上、辞めるのは無責任ではないかと悩むかもしれません。
しかし、全員を引き止めることが良い運営とは限りません。
学生団体のメンバーには、学校、受験、家庭、部活動、アルバイト、健康上の事情があります。
活動量が変わることを前提に、次の選択肢を用意します。
- 通常参加
- 活動量の縮小
- 一時休止
- 役割変更
- 退会
確認するのは、個人的事情の詳細ではなく、業務上必要なことです。
- いつから活動量を変えるか
- 担当業務を誰へ渡すか
- 外部連絡を誰が引き継ぐか
- 復帰や退会をいつ確認するか
募集前に、加入後90日間を設計する
新しいメンバーを募集する前に、加入後の流れを考えてみてください。
加入後1週間
- 基礎説明
- 連絡手段への参加
- 資料へのアクセス
- 相談相手の決定
1か月以内
- 小さな担当業務
- 期限と完成条件の共有
- 中間確認
- 初回の振り返り
3か月以内
- 事業の一工程を担当
- 自分で判断できる範囲を持つ
- 継続、役割変更、休止を確認する
- 次に挑戦する業務を決める
募集人数は、組織づくりの入口にすぎません。
加入した人が、何を理解し、何を担当し、どの判断を担い、誰に相談できるかまで設計して、初めて組織の力になります。
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